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¿Cómo proteger los datos de la empresa durante el teletrabajo?

La pandemia del Coronavirus o COVID-19 ha obligado a las grandes empresas de Colombia a reinventarse de manera organizacional, logrando que un número de profesionales en el área de la administración, mercadeo y atención al público, sobre todo, quienes usan la tecnología de la información y de la comunicación, puedan trabajar de manera óptima y con capacidad de respuesta inmediata al cliente desde sus hogares, esto es lo que en el mundo del social media se conoce como: teletrabajo.

En Colombia ya son más de 120.000 personas que trabajan de forma remota a través del teletrabajo, según el ‘Cuarto Estudio de Penetración de Teletrabajo en Empresas Colombianas 2018’, del Centro Nacional de Consultoría, Corporación Colombia Digital y el Ministerio TIC. Es por esta razón que cada vez más los empresarios ven en esta modalidad de trabajo una solución y un modo operativo eficiente para impulsar la productividad. (Fuente consultada: Teletrabajo 2020.)

El teletrabajo es una forma flexible de garantizar el cumplimiento de un trabajo sin la presencia física del ser humano dentro de una organización empresarial durante una parte importante de su horario laboral.

Durante esa etapa, la persona cumple una fase y procesos que va desde el uso frecuente de correos electrónicos, plataformas de chat hasta el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa (videoconferencia).

Riesgos del Teletrabajo

Muchos ven como positivo la conciliación de la vida laboral y familiar. El incremento de la productividad, evitar el estrés en los desplazamientos al puesto de trabajos, y la reducción de costes en alimentos y el desgaste de la vestimenta. Otros, no ven positivo el hecho de lidiar con el trabajo en casa, sobre todo, quienes tienen hijos, ya que el factor concentración juega un papel importante para el cumplimiento de las tareas.

Por otro lado, está el aislamiento y desconexión con la empresa (sentido de pertenencia), la falta de visibilidad y control sobre la responsabilidad del trabajador (¿Está haciendo lo que se le ha pedido?), las dificultades para la comunicación (incluyendo cambio de zonas horarias), mantener la separación entre la vida personal y laboral y la seguridad informática (mantener a los trabajadores y a la información sensible de la empresa seguros) es lo que mantiene en un estrés a la alta gerencia de las empresas importante de la región.

Seguridad de la información

Ante esta situación pandémica las organizaciones han reestructurado la forma de trabajar con sus empleados y brindar su confianza fijando pautas bajo cronogramas de entregas, horarios de reuniones y uso de correos corporativos evitando así, un impacto negativo en los ingresos y rendimiento.

Ante estos posibles escenarios, los problemas de ciberseguridad pudieran aparecer ya que las empresas no pueden proteger datos y minimizar el riesgo relativo a su seguridad digital porque no tienen la autonomía plena de las IP que usan los empleados desde sus hogares

Entonces ¿cómo proteger los datos de tu organización durante este periodo de teletrabajo? La organización Teletrabajo de Colombia te ofrece algunas de las recomendaciones que se aconseja seguir:

Definir cuáles son los datos que requieren un mayor nivel de protección. La empresa debe contar con una gestión adecuada de los perfiles de acceso a la información, ya sea para visualizarla, editarla o compartirla.

Implementar el cifrado para proteger la información en reposo y en tránsito. Se trata de una característica de seguridad que se implementa en los dispositivos como bloqueo mediante contraseña, detección de liberación, borrado remoto y caducidad de los datos, así podemos proteger la información en los dispositivos móviles.

Tomar el control de los datos. Con el teletrabajo es fácil que la fuerza laboral acceda a los sistemas de la empresa a través de computadores y móviles personales, esto puede representar un gran riesgo. Por eso es importante restringir el acceso a la información solo a los dispositivos en los que se puedan aplicar las herramientas de seguridad adecuadas para su protección.

Crear un perímetro digital seguro. Hoy en día proteger los dispositivos con virus y firewall ya no es suficiente. Es importante y necesario implementar un perímetro de seguridad alrededor de toda la organización basado en software y aplicaciones para encriptar todo el tráfico que circula en la red y constatar la identidad de cada colaborador.

Virtualizar aplicaciones y escritorios. De acuerdo con Citrix, empresa dedicada a propiciar espacios de trabajo digital, gracias a la virtualización de escritorios, las organizaciones pueden ofrecer a los colaboradores las mismas herramientas y aplicaciones que disponen en línea; no importa dónde estén almacenados ni desde qué dispositivo se acceda a ellos. Además, recurrir a esta alternativa reduce gastos en sistemas operativos.

Machine Learning como Inteligencia aplicada en la seguridad. El aprendizaje automático es clave para automatizar procesos y aprovechar los datos. Pero también permite distinguir lo normal y habitual de posibles amenazas tanto externas como internas, ya que ayuda a prevenir brechas de seguridad, limita el acceso a datos de forma más estricta, bloquea aplicaciones sospechosas, graba sesiones de usuario, entre otras.

Habilitar comunicaciones seguras a través de correo electrónico. Este proceso sirve para evitar la revelación de datos y los ataques. Es importante que todos los trabajadores utilicen herramientas para cifrar los mensajes en tránsito y verificar su origen.

Borrar de forma segura la información. Cuando los ficheros o datos son eliminados de un equipo, su rastro permanece en el disco duro, lo que los hace recuperables. Esto entraña importantes peligros de cara a posibles ciberataques. Por lo que es recomendable que las empresas implementen el uso de herramientas específicas de borrado de datos, sobre todo cuando son sensibles, que sobrescriben el fragmento de memoria con cadenas aleatorias.

¿Cómo optimizar el teletrabajo?

Debido a la amenaza del Covid19, muchas empresas se han apresurado a facilitar el teletrabajo a los empleados. Las empresas, están utilizando entre otras, las siguientes tecnologías para facilitar el teletrabajo:
Herramientas de Productividad: Acceso a suites de documentación o espacios de almacenaje de trabajo como G Suite de Google, Office, Adobe y otras para que los empleados puedan seguir con su operativa diaria.
Videoconferencia: Herramientas tipo Google Meet, GotoMeeting o Zoom para poder realizar meetings online o mejorar la comunicación entre equipos remotos.
Espacios de trabajo colaborativos: Teams, Slack, etc. y herramientas similares que facilitan la colaboración remota.
Acceso a herramientas de BackOffice: ERPs, CRMs, y otras herramientas corporativas vía acceso Cloud o vía VPN/RDP.
Sistemas de almacenamiento Cloud: Acceso a documentación corporativa vía sistemas Cloud o acceso remoto a servidores de ficheros corporativos.

Apoyo documental: https://www.teletrabajo.gov.co/
Comunicaciones Comfanorte

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