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Glosario

CAJAS DE COMPENSACIÓN: son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones, de naturaleza especialísima que desarrollan una función social al recaudar, operar y gestionar los aportes parafiscales del subsidio familiar para que beneficien a los trabajadores y sus familias. Se encuentran sometidos a la inspección, control y vigilancia del Estado en tanto ejercen funciones públicas y cumplen con obligaciones dentro del Sistema General de Seguridad Social.

EMPLEADORES AFILIADOS: Son afiliados a una Caja de Compensación Familiar los empleadores que por cumplir los requisitos establecidos y los respectivos estatutos de la Corporación, hayan sido admitidos por su Consejo Directivo o por su Director Administrativo, cuando le haya sido delegada tal facultad. La calidad, derechos y obligaciones de miembro o afiliado se adquieren a partir de la fecha de comunicación de su admisión y su carácter es personal e intransferible. Los estatutos de las Cajas de Compensación señalarán los derechos y las obligaciones de sus miembros o afiliados.

IPC: Índice de Precios al Consumidor. Es una medida del cambio (variación), en el precio de bienes y servicios representativos del consumo de los hogares del país conocido como canasta. La variación, entre un periodo de tiempo y otro, la calcula el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR: es el conjunto de instituciones políticas y normativas orientadas a la protección integral del trabajador y su familia, asegurando los fines de la prestación social subsidio familiar. El sistema funciona como un diálogo entre el Estado, que dictamina la política social y ejerce el control y vigilancia sobre las corporaciones recaudadoras y pagadoras de los recursos del subsidio familiar; los empleadores, que afilian a sus trabajadores y pagan los aportes; las Cajas de Compensación Familiar que recaudan, operan y gestionan los aportes, y pagan la prestación a los trabajadores beneficiarios en dinero, especie y servicios; y el trabajador y su familia, quienes reciben los beneficios.

Es el deber de todos los miembros del Sistema del Subsidio Familiar propender por el cumplimiento de los fines del Sistema en todas sus actuaciones.

SUBSIDIO EN DINERO: Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de derecho a la prestación.

SUBSIDIO FAMILIAR: prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la sociedad. El derecho al subsidio familiar es irrenunciable.

SUBSIDIO EN ESPECIE: Es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos escolares, drogas y demás frutos o géneros diferentes al dinero.

SUBSIDIO EN SERVICIOS: Es aquel que se reconoce a través de la utilización de las obras y programas sociales que organicen las Cajas de Compensación Familiar dentro del orden de prioridades prescrito en la ley.

TRABAJADORES AFILIADOS: Se entienden afiliados al Sistema del Subsidio Familiar, los trabajadores de carácter permanente al servicio de los empleadores previstos en el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, en cuanto el respectivo empleador haya sido aceptado y permanezca vigente su vinculación por no haber sido objeto de retiro voluntario debidamente aceptado, expulsión o suspensión de conformidad con lo previsto en el artículo 45 de la citada Ley 21.

La afiliación de los pensionados o trabajadores independientes permanece vigente desde su aceptación hasta su retiro voluntario, suspensión o pérdida de su calidad por el no pago de los aportes. Son trabajadores afiliados al Sistema del Subsidio Familiar:

• Trabajador dependiente: Es aquel que se encuentra vinculado mediante un contrato de trabajo. Este tipo de trabajador debe cumplir una jornada laboral, a la vez que se encuentra sujeto a la subordinación de su empleador para el desempeño de sus labores y recibe una remuneración denominada salario. Es requisito que el empleador cuente con la afiliación vigente a la Caja de Compensación Familiar.

Trabajador independiente: Es aquella persona que no está vinculada a una empresa mediante un contrato de trabajo, sino mediante un contrato por prestación de servicios, y recibe como contraprestación el pago de honorarios y/o comisiones, o que trabajan por cuenta propia. Su vinculación a la Caja de Compensación Familiar es voluntaria.

• Facultativo: Son las personas que, no encontrándose dentro de las categorías anteriores y no requieren vinculación obligatoria, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar por disposición de la ley o en desarrollo de convenios celebrados.

Pensionado: Persona a quien se le ha reconocido una prestación económica por vejez, esto es que ha cumplido con los requisitos esenciales y concurrentes de edad, semanas cotizadas o tiempo de servicios señalado por la ley para gozar de una prestación de vejez o de jubilación, y le haya sido reconocida una asignación de retiro o pensión, según el caso; por invalidez, con la acreditación de los requisitos establecidos; y/o por sustitución pensional o sobrevivientes. Su vinculación a la Caja de Compensación Familiar es voluntaria.

DEFINICIONES REFERENTES A LAS AFILIACIONES Las definiciones a continuación se tendrán en cuenta de forma especial en lo referente a los afiliados y las afiliaciones del Sistema de Subsidio Familiar.

ACREDITACIÓN DE LA DISCAPACIDAD: Presentación de la certificación de discapacidad, que es un documento oficial, personal e intransferible que se entrega después de la valoración clínica multidisciplinaria y acredita la condición legal de persona con discapacidad, de acuerdo con las directrices expedidas por el Ministerio de Salud y Protección Social o la entidad que haga sus veces. La acreditación puede ser expedida por las IPS’s autorizadas por las Secretarías de Salud o las entidades que hagan sus veces, las Juntas Regionales de Calificación y/o las Administradoras de Riesgos Laborales, o cualquier otro que para ello autorice el Ministerio de Salud y Protección Social de acuerdo con la reglamentación que para ello emita.

ACREDITACIÓN DE ESCOLARIDAD O DE ESTUDIOS: Documento a través del cual se certifica o comprueba que los menores de edad se encuentran cursando un programa académico en una institución autorizada por el Estado.

ADOPCIÓN: Es el acto jurídico, mediante el cual se crea un vínculo de parentesco entre una o dos personas y queda consignado en el Registro Civil de nacimiento del adoptado.

COBERTURA: Es el tiempo durante el cual un afiliado puede acceder a los servicios de la Caja de Compensación Familiar. El empleador se entiende afiliado a partir del momento en que se acepta su afiliación. El trabajador se entiende afiliado desde el momento en que se le comunica su aceptación al empleador y hasta el momento en que este se desafilia.

La calidad de beneficiario y de persona a cargo debe probarse ante la Caja, y se entenderán vinculadas únicamente a partir del momento en que sean registrados en el sistema de información de la Caja, luego de que esta haya realizado la respectiva verificación de la información y de los documentos probatorios.

CUSTODIA: Es el oficio o función mediante el cual se tiene poder para criar, educar, orientar, conducir, formar hábitos, dirigir y disciplinar la conducta, siempre con la mira puesta en el niño, niña y/o adolescente, en el educando, en el incapaz de obrar y auto regular en forma independiente su comportamiento.

La custodia debe ser expedida por la correspondiente autoridad competente, ya sea ICBF, notarios, centros de conciliación debidamente autorizados, defensoría del pueblo, personería, jueces de paz, juzgado de familia, juez civil o promiscuo municipal y, en ausencia de estos, el inspector de policía.

DEPENDIENTE POR CUSTODIA: Es el beneficiario menor de 18 años, o mayores de 18 años en condición de discapacidad, que es entregado al afiliado para su cuidado y sostenimiento económico. La entrega puede ser provisional o permanente y debe constar en documento emitido por autoridad competente, en los términos de la presente Circular. Si el trabajador cumple con los requisitos establecidos en la norma, podrá ser acreedor del derecho a subsidio familiar en dinero – cuota monetaria.

FORMULARIO DE AFILIACIÓN: Documento o comunicación, ya sea físico o digital, diseñado por la Caja de Compensación Familiar, con el propósito de que los empleadores, los pensionados, los independientes, los facultativos y el trabajador dependiente registren sus datos y los de sus beneficiarios. Este documento hace las veces de carta de solicitud de afiliación.

HIJO ADOPTIVO: Hijo que adquiere dicha condición cuando se efectúa el proceso de adopción. Los hijos adoptivos tendrán derecho a ser incluidos en la cobertura familiar desde que se adquier dicha condición, en el momento mismo de su entrega a los padres adoptantes por parte del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o de alguna de las casas de adopción debidamente reconocidas por dicho Instituto.

HIJASTRO: Hijo o hija llevados al matrimonio por uno de los cónyuges, respecto del otro, o llevado por uno de los miembros de la unión marital de hecho, y sobre quien recae la custodia.

INEXACTITUD: Evento en el que se presenta un menor valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes frente a los aportes que efectivamente el aportante estaba obligado a declarar y pagar, según lo ordenado por la ley.

INSCRIPCIÓN DEL GRUPO FAMILIAR: Los afiliados deberán inscribir ante la Caja de Compensación Familiar a cada uno de los miembros que conforman su grupo familiar, anexando los documentos exigidos para cada uno de los casos, dicho formulario deberá ser suscrito por el afiliado y el empleador cuando se trate de contrato de trabajo. En caso de realizarse la afiliación por medio de sistemas de afiliación virtual, la suscripción seguirá las reglas sobre el particular.

INSCRIPCIÓN INDIVIDUAL: Es la forma de afiliación que cubre a una sola persona.

MORA: Es el incumplimiento que se genera cuando existiendo afiliación no se genera la autoliquidación acompañada del respectivo pago de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.

OMISIÓN EN LA AFILIACIÓN: Es el incumplimiento de la obligación de afiliar o afiliarse a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social y como consecuencia de ello, no haber declarado ni pagado las respectivas contribuciones parafiscales, cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes.

OMISIÓN EN LA VINCULACIÓN: Es el no reporte de la novedad de ingreso a una administradora del Sistema de la Protección Social cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes y como consecuencia de ello no se efectúa el pago de los aportes a su cargo o alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social.

PERSONA A CARGO: Persona que integra el grupo familiar del afiliado, que depende económicamente de él y que genera el reconocimiento del subsidio familiar. Estás personas están determinadas dentro de las siguientes categorías: Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 años, legítimos, naturales, adoptivos y los hijastros.
Después de los 12 años se debe acreditar la escolaridad en establecimiento docente debidamente
aprobado.
1. Los hermanos que no sobrepasen la edad de 18 años, huérfanos de padres, que convivan y
dependan económicamente del trabajador y que acrediten la escolaridad.
2. Los padres del trabajador beneficiario mayores de 60 años, siempre y cuando ninguno de los
dos reciba salario, renta o pensión alguna.
3. Los hijos y hermanos huérfanos de padres mayores de 18 años, los padres del afiliado
menores de 60 años que presenten una condición de discapacidad.
Los dependientes por custodia en los términos establecidos por la autoridad competente.

RECONOCIMIENTO DE LA CUOTA MONETARIA: Es la entrega del subsidio monetario mensual por parte de la Caja de Compensación Familiar al afiliado con derecho a ello. Se dará siempre y cuando el trabajador cumpla i) mes a mes con las condiciones de ingresos, horas laboradas y personas a cargo, ii) acredite el derecho ante la Caja de Compensación Familiar con la entrega de los documentos exigidos, según el caso y, iii) el empleador se encuentre al día en el pago de los aportes del correspondiente trabajador UNIÓN MARITAL DE HECHO: Es aquella conformada por dos personas (del mismo o diferente genero), que, sin haber celebrado matrimonio ante rito religioso o una autoridad civil, hacen una comunidad de vida permanente y singular.

VINCULACIÓN DEL GRUPO FAMILIAR: Es la forma de afiliación en la que el afiliado, directamente o a través de sus empleadores, cumple su deber de vincular, ante la Caja de Compensación Familiar, a cada uno de los miembros que conforman su grupo familiar, anexando los documentos exigidos para cada uno de los casos.

VINCULACIÓN INDIVIDUAL: Es la forma de afiliación que cubre únicamente al afiliado que no tenga personas a cargo.

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